CVJF a écrit:Assemblée générale du 3 juin 2016
MEMBRES ADHERENTS PRESENTS
On était présents les membres adhérents suivants : Simon/Sim’s, Julien/Kelth, Florian/Luffy, Philippe/Sam, David/XLaider, Fred/Carenath, Antony/Ragnar, Stéphane/NèvaR, Sébastien/Athulin.
ORDRES DU JOUR
Bilan avec la Maison de Quartier / MdQ (générale et individuelle).
Bilan du club (events, trésorie, clés, décors, boutiques, le bureau).
Les questions et décisions collégiales pour 2016-2017.
Election du nouveau Bureau
1. Bilan avec la MdQ
Bilan MdQ général :
Env. 35 semaines d’ouverture, 100 évenements en salle Delavaud (+20%), 70 asso dont 40 régulières, et seulement 30 actives pour les events de la MdQ.
MdQ contente de la présence des 30 aux events (CF festival du jeux), d’autres projets à consolider ou relancer (ex : Téléthon).
Formation Croix-Rouge aux premiers secours p-e obligatoire l’an prochain (NdR : très intéressante et utile).
Fin des clés à l’entrée, futur code d’accès.
Nouveau format informatique à la rentrée pour les demandes de salles, et les statistiques à faire séance par séance.
Bilan MdQ avec le CVJF :
MdQ satisfait cette année (festival du jeux à beaucoup aidé), mais tout ceci reste à confirmer notamment sur les prêts de salle occasionnelle. Les dimanches (salle 22) ne sont plus automatiques mais sur demande.
2. Bilan Asso 2015-16
Events :
- Tournoi warmachine 3 ieme édition : échec ! 2 salles mise à dispo (delavaud et salle de danse). 0 inscrit !! Plus de news de la part d’Uchronie que des orgas qui ont délaissé dès novembre la com’ interne puis externe. A cela s’ajoute cette année encore un mauvais choix de format, et un split entre une communauté tournée vers les tournois de haut niveau pour se préparer aux tournois officiels, et une communauté de joueurs souhaite rester sur des formats moins restrictif et à moins de 50 points.
- Festival du jeux :
Il s’était dit que c’était nul, dur à gérer, désert et n’apportant rien.
Il se confirme que ce fut dur à gérer à 2 uniquement, mais en résultat nous repartons avec plus de 25 parties animés en moins de 5H, et près de 90 participants. Participation très appréciée de la MdQ de sa directrice, et de son organisateur pour l’animation faite et l’idée du passeport qui a fait circuler les habitants de porchefontaine d’une salle à l’autre.
- portes ouvertes CVJF :
Improvisées en 2 semaines en remplacement du tournoi en prévenant/concertation avec les orgas.
10 participants (4 CVJF). A permis de nous faire connaitre, de communiquer en externe dessus, et d’attirer de nouveaux membres. Image semi-négative de la part de la MdQ (toutes les salles non utilisées, et salle de danse sous exploitée).
A refaire et en communiquant à l’avance.
- Interclub :
3 membres CVJF participants.
Lieux de rencontres, d’échanges, et d’initiations. A refaire plus sérieusement si c’est collectif, et s’est une bonne façon de découvrir les évents et tournois des autres clubs voisins, et réciproquement.
Divers :
- boutiques partenaires : elles semblent avoir jouées le jeu des remises, même si peu on semble-t-il achetés cette année dans les boutique.
- Cotisations annuelles : tout semble être bien passé. Voir trésorie.
- Com et recrutement : Forum retouché et allégé en section.
Communiquer sur les forums externes (uniquement fait sur warfo par Ragnar, LaMouk/Pépito et NèvaR), mais pas sur d’autres forums (warmania, Battle-group, …).
Il faudra penser à prendre plus régulièrement des photos notamment des nouveaux jeux pour montrer que nous ne sommes pas limités à GW et warmachine.
Les rencontres interclub, les tournois, et les portes ouvertes sont aussi le meilleur bouche à oreilles pour faire parler du club.
- Décors : Pas de nouvelles peintures décors (hormis peinture Nèvar l’été dernier).
Rangement plus soigné, pas de casse contrairement aux dernières années.
Mordheim prétés par Gilles à lui rendre, et décors de la cave de Philippe rangés au club.
Trésorie (Séb / Athulin) :
Athulin à créer un nouveau compte bancaire afin de diminuer les frais bancaires des prochaines années, et rendre indépendant le compte des comptes bancaires de Philippe. La fermeture de l’ancien est en cours. Et des droits d’accès au compte seront donnés également au Président de l’asso.
Entrée, Inscription 450€ + bénéf des 4 ventes de livres pour un total de 350€.
Sortie, Banque 100€, Assurance 105,97€
Reste sur les comptes 700€ (NdR : à confirmer, car c’est le calcul de tête que j’ai)
La question de l’assurance pour voir si on reste chez le même assureur a été levé.
Administratif :
Statuts et règlement intérieur retrouvés à disposition dans les classeurs au club.
L’asso est passé dans le monde moderne après plusieurs semaines de démarches avec la préfecture. On peut faire maintenant la plupart des démarches en lignes (dont l’actualisation des bureaux, …).
Une section “bureau” sur le forum a été ouverte avec toutes les infos utiles (n° de compte gmail, assurance, administration, n°astreinte, contact des membres du bureau, …) .
Bureau :
Il a été renouvellé au 2 tiers, et suivi par un ”président d’honneur” Philippe qui doit être remercié pour la gestion d’une partie de la trésorie et assurance.
L’implication ou le manque de motivation des membres du bureau est encore soulignée, et montre qu’il faut être bien très pour se repartir au moins quelques tâches.
3. Questions et choix :
- Y aura-t-il de nouveaux projets de tournois sur 2016-17 ?
Aucun projet n’est lancé pour cette future année de club.
- Journée "Portes ouvertes" à réitérer ?
Oui, cela a permis faire une activité de groupe avec des membres du club de différents univers de jeux, et surtout de communiquer et attirer du monde (nouveaux membres ou clubs voisins). Aucune date de précise. Une communication sera a faire par avance en externe.
- Participation au forum des asso
A priori non, le mail ne nous est pas parvenu, et le délai est trop tard pour s’y inscrire sans préparation et motivation pour l’année prochaine
- participation aux animations de la MdQ ?
Oui, en ce concentrant sur les activités utiles (réunions, formation Croix-rouge,...) ou sur lesquels nous pouvons apporter quelques choses : le festival du jeux.
- De nouvelles campagnes / animations internes sur des jeux pratiqués au club ?
Sont déjà en cours d’organisation pour la rentrée une campagne 40k animé par Colonel MacGregor, et campagne Mordheim par Luffy en 10 parties.
- ouvrir + ou - les dimanches ? (proposition de Kelth)
⇒ de moins en moins de monde.
Les dimanches passent dorénavant en demandes de salles occasionnelles (tous les premiers dimanches pourront être demandés dès septembre).
- Achats de Décors :
Pas de nouvel achat en prévision, car il y a déjà beaucoup de décors utilisable (pour Battle, 40k, Warmachine, BGF, BB, …). Mais la question de nouveaux décors reste ouverte pour des univers de jeux très différents (infinity, … ).
S’ajoute aux décors déjà présents au club, le rapatriement de 2-3 cartons de décors pré-peints ou à peindre provenant de la cave de Philippe.
A voir si des séances de montage, peinture s’organisent car de très nombreux décors de la cave de Philippe sont revenus au club fin d’année dernières dans la salle de rangement
- Séance spéciale Jdr ?
Oui, c’est possible en One-shot. Une demande de salle peut être fait pour des longue séance de dimanche par exemple.
4. Election du Bureau
Ce sont présentés, et on été élu par 9 membres votants :
Président : Antony Deniau avec 9/9 voix
Secrétaire : Simon Gaulier avec 9/9 voix
Trésorier : Sébastien Chevreau avec 9/9 voix
Des points ont peut-être oublié et je m'en excuse (envoyez un MP pour qu'on corrige le PV).